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一、合同約束

需求變更給ERP實(shí)施帶來(lái)的影響是有目共睹，所以在與用戶(hù)簽訂合同時(shí)，可以增加一些相關(guān)條款，如限定用戶(hù)提出需求變更的時(shí)間，規定何種情況的變更可以接受、拒絕或部分接受，還可以規定發(fā)生需求變更時(shí)必須執行變更管理流程。

雖然ERP項目合同很難在簽訂之初就能夠精確定義每項需求，單靠合同是幫不上忙的，但也不能忽視合同的約束力。

二、建立需求變更審批流程

要明確需求變更審批環(huán)節、審批人員、審批事項、審批流程等。目的有兩個(gè)：一是將客戶(hù)下達變更的流程盡可能地規范化，減少張嘴就來(lái)的非必要、非緊急、非合理、非高層領(lǐng)導意圖的“無(wú)效變更”。二是留下書(shū)面依據，為今后可能的成本變更和索賠準備好“變更賬”。凡未履行審批程序的“變更”，一律是無(wú)效變更不予受理。

有效的需求變更流程應該包括確認變更、評估變更的價(jià)值、分析變更對項目的影響，以及提交給雙方高層進(jìn)行評價(jià)以確定是否執行變更。變更請求必須有書(shū)面材料，當用戶(hù)發(fā)現由于業(yè)務(wù)變化而引起的需求變更，需要提出書(shū)面申請。這樣對所有的變更，雙方的項目負責人都能做到心里有數。而且用戶(hù)在遞交書(shū)面變更申請時(shí)比較慎重，一般都在內部經(jīng)過(guò)討論后進(jìn)行，這樣減少了因用戶(hù)內部看法不同導致的反復變更。

三、對于零星變更，集中研究、批量處理

每周或每?jì)芍苌踔撩吭抡匍_(kāi)一次需求變更專(zhuān)題會(huì )議，集中研究處理這些零碎變更事項，主動(dòng)控制好工作節奏，盡量避免由于處理零碎變更而影響項目運行的總體進(jìn)度。例如向客戶(hù)正式提交一份各階段需求變更的完成計劃，注明變更引起的時(shí)間、成本、工期的代價(jià)和增加的工作量。要求客戶(hù)配合需求變更計劃，確定變更時(shí)限，控制變更規模，過(guò)時(shí)變更不候，離譜的變更不做，保大局棄小變。

四、評估各種需求變更的影響

客戶(hù)的需求是永遠不會(huì )滿(mǎn)足的，可能一天一個(gè)樣,為了達到控制頻繁的需求變更。需要將需求變更后產(chǎn)生的成本進(jìn)行評估與量化，形成分析報告提交雙方領(lǐng)導。否則，一味的妥協(xié)只會(huì )讓項目進(jìn)一步惡化，實(shí)施顧問(wèn)需要掌控客戶(hù)及公司的進(jìn)度成本，把客戶(hù)的每一次需求變更進(jìn)行成本分析。確認哪些需要收費變更，哪些可以免費配合客戶(hù)。這樣既可以維護客戶(hù)關(guān)系，又不致造成公司無(wú)謂的損失。

五、確認客戶(hù)是否接受變更的代價(jià)

要讓客戶(hù)認識到變更都是有代價(jià)的，要和客戶(hù)一起判斷需求變更是否依然進(jìn)行。例如，變更是沒(méi)有問(wèn)題的，但是要明確客戶(hù)能否接受由此引起的如進(jìn)度延遲、費用增加、效率下降等問(wèn)題。一般來(lái)說(shuō)，如果客戶(hù)認為該變更是必須的(不是其上級領(lǐng)導拍腦袋提出的)就會(huì )接受這些后果，通過(guò)與客戶(hù)的協(xié)商，項目組可能會(huì )得到回報或者即使沒(méi)有回報也不會(huì )招致公司和客戶(hù)雙方的埋怨。